การวิเคราะห์คู่มือปฏิบัติงานของบรรณารักษ์ห้องสมุดมหาวิทยาลัย ในประเทศไทย

Abstract

การวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อสำรวจและศึกษาคู่มือปฏิบัติงานของบรรณารักษ์ห้องสมุดมหาวิทยาลัยในประเทศไทย ในด้านรูปเล่ม การจัดทำ ตลอดจนรายละเอียดของเนื้อหา เพื่อศึกษาความคิดเห็นของคู่มือปฏิบัติงานของบรรณารักษ์ และเพื่อเป็นแนวทางสำหรับบรรณารักษ์ห้องสมุดต่างๆ ในการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน หรือเพื่อปรับปรุงคู่มือปฏิบัติงานที่มีอยู่แล้วให้สมบูรณ์ขึ้น วิธีดำเนินการวิจัยประกอบด้วยการส่งแบบสอบถาม จำนวน 144 ชุด ไปยังหัวหน้าบรรณารักษ์ 12 คน หัวหน้าแผนก 46 คน และบรรณารักษ์ 86 คน ได้รับแบบสอบถามกลับคืน จำนวน 135 ชุด และการวิเคราะห์คู่มือปฏิบัติงาน จำนวน 28 ชุด ที่รวบรวมมาจากห้องสมุดมหาวิทยาลัย 8 แห่ง แยกวิเคราะห์โดยแบ่งคู่มือปฏิบัติงานออกเป็น 2 ประเภทคือ คู่มือปฏิบัติงานทั่วไป 1 ชุด และคู่มือปฏิบัติงานเฉพาะแผนก 27 ชุด แล้ววิเคราะห์ตามตามตารางวิเคราะห์เนื้อหา จำนวน 7 ตาราง ที่ได้สร้างขึ้นและมีความตรงซึ่งได้ตัดสินโดยผู้ทรงคุณวุฒิผลการวิจัยพบว่า 1. หัวหน้าบรรณารักษ์ส่วนมากเห็นว่า คู่มือปฏิบัติงานมีประโยชน์ทางด้านการบริหารงานห้องสมุดในด้านช่วยก่อให้เกิดมาตรฐานการทำงาน และส่วนใหญ่ใช้คู่มือปฏิบัติงานตามจุดหมายนี้ หัวหน้าบรรณารักษ์และหัวหน้าแผนกส่วนใหญ่มีความเห็นตรงกันว่า คู่มือปฏิบัติงานมีประโยชน์ในการปฏิบัติงานเป็นเครื่องช่วยอธิบายและมอบหมายงานใหม่ และให้รายละเอียดการปฏิบัติงานอย่างมีขั้นตอนและอย่างมีระบบ และหัวหน้าแผนกที่ใช้คู่มือปฏิบัติงานมีจุดหมายในการใช้เพื่อเป็นเครื่องช่วยอธิบายและมอบหมายงานมากที่สุด ส่วนบรรณารักษ์ส่วนใหญ่เห็นว่า คู่มือเป็นเครื่องช่วยอธิบายและมอบหมายงาน และบรรณารักษ์ที่ใช้คู่มือปฏิบัติงาน มีจุดมุ่งหมายในการใช้เพื่อทราบรายละเอียดการปฏิบัติงานมากที่สุด หัวหน้าบรรณารักษ์ หัวหน้าแผนก และบรรณารักษ์ส่วนมากใช้คู่มือปฏิบัติงานไม่แน่นอน ส่วนผู้ที่ไม่ใช้คู่มือปฏิบัติงาน (ร้อยละ 12.37) โดยส่วนใหญ่ให้เหตุผลว่า คู่มือปฏิบัติงานมีรายละเอียดไม่สมบูรณ์ คู่มือปฏิบัติงานส่วนใหญ่ (22 ชุด) ได้รับการปรับปรุงเพื่อให้เนื้อหาทันสมัยอยู่เสมอ การจัดคู่มือปฏิบัติงานส่วนมาก (17 ชุด) ของห้องสมุดได้เปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการเขียนการปฏิบัติงาน และลักษณะรูปเล่มของคู่มือปฏิบัติงานส่วนมากเป็นแบบโรเนียวไม่เย็บเล่มตายตัว 2. ด้านเนื้อหาคู่มือปฏิบัติงาน 28 ชุด ปรากฏว่า ก. คู่มือปฏิบัติงานทั่วไป (1 ชุด) มีเนื้อหาเกี่ยวกับ ข้อความทั่วไปเกี่ยวกับห้องสมุด การบริหารงานในด้านระเบียบการปฏิบัติงานและในด้านงบประมาณ บุคลากร และหน้าที่และขอบเขตของการดำเนินงานด้านต่างๆ ข. คู่มือปฏิบัติงานเฉพาะแผนก (27 ชุด) แยกวิเคราะห์ออกได้ตามลำดับดังนี้ :- 1. คู่มือปฏิบัติงานของงานวารสาร (8 ชุด) เนื้อหาที่มีส่วนใหญ่ได้แก่เรื่องการดำเนินงานจัดหาวารสารและหนังสือพิมพ์ในด้านการรับหีบห่อ 2. คู่มือปฏิบัติงานของงานจัดหมู่และทำบัตรรายการ (6 ชุด) ส่วนใหญ่กล่าวถึงเรื่องนโยบายการดำเนินงานทำบัตรรายการ และให้หัวเรื่อง และการเรียงบัตรรายการ 3. คู่มือปฏิบัติงานของงานรับ-จ่าย (5 ชุด) เนื้อหาส่วนมากอธิบายถึงรายละเอียดวิธีสมัครเป็นสมาชิกห้องสมุด การยืม และรายละเอียดวิธีดำเนินการคืนหนังสือ 4. คู่มือปฏิบัติงานบริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้า (4 ชุด) เนื้อหาคู่มือส่วนใหญ่กล่าวถึงเรื่อง วัตถุประสงค์และนโยบายของงานบริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้า ขอบเขตของงาน การบันทึก “คำถาม-คำตอบ” แบบฟอร์มและตัวอย่างการบันทึก “คำถาม-คำตอบ” การให้บริการสิ่งพิมพ์พิเศษ และการเก็บบัตรสิ่งพิมพ์พิเศษ 5. คู่มือปฏิบัติงานของงานจัดหนังสือและสิ่งพิมพ์ (3 ชุด) หัวข้อเนื้อหาที่มีส่วนใหญ่ ได้แก่เรื่อง ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการเลือกหนังสือสิ่งพิมพ์ เกณฑ์การเลือกหนังสือสิ่งพิมพ์ การกำหนดตัวแทนจำหน่ายและประเภทของเงินที่ใช้ซื้อหนังสือและสิ่งพิมพ์ การกำหนดตัวแทนจำหน่ายและประเภทของเงินที่จะใช้ซื้อหนังสือและสิ่งพิมพ์ การตรวจใบกำกับหีบห่อและใบเสนอราคา การตรวจสอบหนังสือและสิ่งพิมพ์ การลงทะเบียน การส่งหนังสือและสิ่งพิมพ์พร้อมกับสำเนาใบสั่งไปยังงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง 6. คู่มือปฏิบัติงานของงานโสตทัศนวัสดุ (1 ชุด) มีเนื้อหาเกี่ยวกับกฎเกณฑ์การลงรายการโสตทัศนวัสดุประเภทต่างๆ สัญญาลักษณ์พิเศษ และตัวอย่างบัตรรายการประเภทต่างๆ เนื้อหาคู่มือปฏิบัติงานเหล่านี้ยังมีรายละเอียดไม่สมบูรณ์เพียงพอ ยังขาดรายละเอียดปลีกย่อยรวมทั้งแบบฟอร์มและตัวอย่างด้วย ข้อเสนอแนะ :- 1. บรรณารักษ์ควรปรับปรุงเนื้อหาของคู่มือปฏิบัติงานให้สมบูรณ์ เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อห้องสมุด 2. คู่มือปฏิบัติงานควรมีแบบฟอร์มและตัวอย่างประกอบคำอธิบาย เพื่อผู้ใช้คู่มือจะสามารถเข้าใจคำอธิบายได้อย่างชัดเจน 3. คู่มือปฏิบัติงานควรมีดรรชนี เพื่อสะดวกในการค้นเรื่องที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว 4. คู่มือปฏิบัติงานควรมีปัญหาการดำเนินงานและวิธีแก้ต่างๆ เพื่อสะดวกในการมอบหมายงาน 5. ด้านการจัดทำ ห้องสมุดและแผนกที่ยังไม่ได้จัดทำคู่มือปฏิบัติงานควรจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน โดยอาจเริ่มจัดทำคู่มือปฏิบัติงานทั่วไปก่อน แล้วจึงจัดทำคู่มือปฏิบัติงานเฉพาะแผนก 6. ด้านรูปเล่ม คู่มือปฏิบัติงานที่มีลักษณะรูปเล่มที่ไม่ตายตัวจะอำนวยความสะดวกในการแก้ไขเพิ่มเติม